Hoe overbrug je zakelijke cultuurverschillen met je Duitse relaties: over vergaderen en presenteren

Tijdens het zakendoen houdt uw Duitse relatie van harde feiten: cijfers en indien voorhanden, certificaten helpen u om vertrouwen te winnen.

In deze derde bijdrage uit mijn serie over hoe om te gaan met zakelijke cultuurverschillen bij Duits-Nederlandse samenwerking ga ik in op het onderwerp vergaderen. Als onderdeel daarvan komt ook het thema presenteren nogmaals aan bod. Ik beschrijf algemene in Duitsland geldende opvattingen over dit thema. Natuurlijk zijn er verschillen per organisatie, branche/regio die bepalen hoe formeel of informeel iets verloopt.  Met deze aanwijzingen blijft u echter aan de veilige kant.

“Spelregels” tijdens vergaderingen

  1. Zorg dat u op tijd bent. Te laat komen wordt niet getolereerd.
  2. Er is een vaststaande en daarmee duidelijke agenda. Daarvan wordt in beginsel niet afgeweken.
  3. Bij die agenda hoort een duidelijke tijdsplanning. Houd u daaraan.
  4. De voorzitter is ook echt voorzitter. Deze, meestal de hoogste in rang, zal op grond van de input zelf besluiten nemen en veelal dit besluit tijdens de vergadering meedelen.
  5. Men verwacht dat de door de leidinggevende genomen besluiten ook worden uitgevoerd.
  6. Bij het behandelen van een agendapunt komt/komen meestal alleen de “Sachverständige(n)” aan het woord. Iets overdreven gesteld: anders dan in Nederland zal men de jongste bediende niet naar diens opvatting vragen. Dit hangt samen met een wezenlijk cultureel verschil: Nederlanders waarderen de generalist, die overal een mening over heeft en die dan ook verkondigt. In Duitsland waardeert men de specialist. Hij of zij is de beste op zijn/haar vakgebied en wordt niet geacht overal verstand van te hebben, laat staan een mening te verkondigen over onderwerpen waarvoor hij/zij niet verantwoordelijk is.
  7. Toon dus respect voor iemands vakkennis, en bemoei u niet ongevraagd met diens vakgebied.

“Spelregels” voor uw presentatie of bijdrage aan een vergadering

  1. Bereid uw presentatie in het Duits goed voor. Tijdens het spreken mag u wel (kleine) taalfoutjes maken. Alles wat (in uw presentatie) geschreven staat moet echter foutloos zijn.
  2. Bent u het Duits niet voldoende machtig? Neem iemand mee die uw verhaal in perfect Duits kan doen en die tevens kennis heeft van het onderwerp.
  3. Wees zakelijk. Maak dus niet grapjes om het ijs te breken. Zeker niet over uzelf. Sommige Nederlanders hebben de neiging om zich kleiner te maken dan ze zijn. Met humoristisch bedoelde zinnen als: “Ik sta hier omdat ze nu eenmaal niets beters hadden” of met een relativerend:”Ik ben best wel aardig goed” slaat u bij een Duitse doelgroep volledig de plank mis. U bent daar namelijk omdat men verwacht dat u de beste bent. Als u dat niet denkt te zijn, verdoet u de kostbare tijd van de luisteraars. Deze hadden u dan beter niet hoeven uitnodigen.
  4. Leg tijdens de presentatie uw doel(en)/oplossingen en uw plan(nen) om die doelen te bereiken tot in detail uit. Neem daarvoor de uw toegemeten tijd. Maak het niet (veel) korter, maar zeker ook niet langer.
  5. Onderbouw uw betoog met cijfers (tenminste als het onderwerp zich daartoe leent): Keuzes maken uw partners (vooral) op harde, objectieve feiten en minder op een vlotte babbel.
  6. Geef bij elke stap in het plan een duidelijk tijdspad aan.
  7. Beschrijf de mogelijke hindernissen die u tijdens de uitvoering van het plan mogelijk zult tegenkomen en vertel vooral hoe u die hindernissen gaat overwinnen.
  8. Reken erop dat de deskundige aanwezigen u inhoudelijke vragen gaan stellen. Vragen die tot op detailniveau kunnen inzoomen. Zorg dat u deze vragen zelf kunt beantwoorden of neem een inhoudelijk deskundige uit uw bedrijf mee. Alleen wanneer u competent en dus grondig blijkt, wil men met u verder.
  9. Begin, voorafgaand aan de vergadering of tijdens een eventuele pauze, niet over privézaken. Zeker niet als u elkaar nog niet (goed) kent. Zaken en privé zijn in Duitsland namelijk strikt gescheiden. Dus niet effe gezellig met buurman/buurvrouw bomen over hoeveel kinderen die heeft en of-ie een leuk weekend had om een goede sfeer te creëren.
  10. Neem de vragen van de aanwezigen serieus en zorg ervoor dat u ook een bevredigend antwoord hebt op een vraag die (voor u) pas later in het traject relevant wordt. Een typisch Nederlandse reactie als “dat zien we dan wel” roept onzekerheid en wantrouwen op.
  11. Beschikt u over (Duitse) kwaliteitskeurmerken? Hebt u positieve (Duitse) referenties)? Vermeld die dan kwistig. Zij scheppen vertrouwen.
  12. Geloof in uzelf en in uw product of dienst. Daarmee valt of staat alles. Zowel in Nederland alsook in Duitsland.

En nu? De bal ligt bij u.

Wanneer u vindt dat mijn betoog hout snijdt, dan hebt u nu meer beeld bij wat u moet doen tijdens een presentatie of in vergadersituaties. Maar wilt u wel eens weten hoe u dat doet en hoe u zich op dergelijke situaties voorbereidt? Bel me dan voor een afspraak op 06 1024 4429 of mail me op tjacorowaan@duitsezaken.nl

Daarmee kunt u dan alvast meteen uw eerste goede daad voor het nieuwe jaar afstrepen.