Die E-Mail
Ik heb klanten die tijdens de intake en soms ook nog aan het begin van een training zeggen dat vertaalprogramma's als google translate hun beste vriend zijn. Daarmee geven ze aan dat ze geen tijd en aandacht aan schrijfvaardigheid willen besteden. Als ze na enkele sessies dan een e-mail met me delen blijkt het dat in die mail veel fouten te zitten. Niet zelden staat er precies het omgekeerde van wat er bedoeld werd. Afblijven dus van die vertaalprogramma's. Je loopt de kans met het gebruik daarvan meer kapot te maken dan je lief is.
Dus het is belangrijk om je Duitse e-mails zelf goed te (leren) schrijven. Echter, het schrijven van een goede tekst en dus ook een e-mail vergt nu eenmaal tijd en is niet makkelijk. Met goed bedoel ik dat de boodschap helder en duidelijk is: daarvoor is nodig dat de tekst zowel qua woordgebruik alsook grammaticaal klopt.
Conclusie: veel van mijn klanten hebben wél behoefte aan het oefenen van schriftelijke vaardigheden, waarbij het dan vooral het beter leren beantwoorden en opstellen van e-mails, in het Duits die E-Mail, betreft.
Nu train ik in een grote diversiteit aan mkb-bedrijven, waardoor in het schriftelijk verkeer van telkens specifiek jargon gebruik moet worden gemaakt. Maar naast de verschillen per sector bestaan er vanzelf een aantal formele regels waaraan alle zakelijke e-mails, onafhankelijk van sector, product of dienstverlening moeten voldoen. Die regels vormen de kapstok waarlangs een e-mail wordt opgebouwd.
Regels volgens "de Duden"
Hieronder deel ik met jullie 9 tips voor het op een formeel correcte wijze schrijven van Duitstalige e-mails volgens de Duitse regelgeving. Daarbij baseer ik mij op de "Duden", om precies te zijn deel 1 van de Duden "Die deutsche Rechtschreibung". De "Duden" is het Duitse equivalent van de Nederlandse "Van Dale" en van het "Groene Boekje".
9 tips voor het schrijven van zakelijke e-mails in het Duits
Wees beleefd (nog beleefder dan in Nederland gebruikelijk is):
1. maak vaak gebruik van het woord "bitte" (alstublieft) - "Senden Sie uns bitte?" ="Zendt u ons alstublieft?"
2. altijd "siezen" (met u aanspreken), nooit "duzen" (met jij aanspreken).
3. onbekenden bij hun achternaam aanspreken en Herr of Frau ervoor. Bijvoorbeeld Herr Peters, Frau Kampe. Dus niet Hallo Heinz of Heike.
4. Is de geadresseerde in het bezit van een titel? Dan dien je die altijd te gebruiken. Dus Herr Dr. Peters, Frau Dr. Kampe.
Het onderwerp van de e-mail = der Betreff.
1. Betreff: Anfrage (aanvraag)
2. Betreff: Angebot (aanbod, offerte)
3. Betreff: (Ihre) Lieferung (uw) levering, (Ihre) Reklamation (uw) klacht.
De datumopgave is mannelijk en staat in de 4e naamval: Zwolle, den 02. Februar 2021/den 02.02.2021
Let op: in het Nederlands komt er een 'e' na het rangtelwoord: de 10e, en zoals je in het voorbeeld hierboven ziet, in het Duits een punt: den 10.
De aanhef van de e-mail
1. Sehr geehrter Herr.........., Sehr geehrte Frau......, Sehr geehrte Damen und Herren,.... Geslacht en aantal (enkelvoud, meervoud) bepalen de uitgang van het bijvoeglijk naamwoord geehrt.
2. Omdat de aanhef met een komma eindigt, begint de e-mail met een kleine letter: Sehr geehrte Frau Müller, wir suchen für….
Afsluiting van de e-mail met een vaste constructie zonder komma:
Wij schrijven in het Nederlands altijd een komma na onze afsluitende groet, in het Duits doe je dit niet: Mit freundlichen Grüßen
Tekstbouwstenen
Natuurlijk is dit maar "eine ganz kleine Auswahl" aan wat er tijdens in een training "zakelijke e-mails schrijven in het Duits" aan de orde komt. In een dergelijke training ga ik uit van jouw werksituatie en zorgen we ervoor dat jouw zakelijke e-mails er perfect uitzien. Je leert werken met vaste tekstbouwstenen. Dat zijn vaste zinsconstructies die je naadloos kunt toepassen in jouw werksituatie. Overigens bied ik na de training ook nog de mogelijkheid een abonnement af te sluiten, waardoor ik je mails controleer voor je ze verzendt.
Minder stress/meer tijd over?
Wil je zeker weten dat je Duitse zakenrelatie je bedoelingen begrijpt? Zodat de relatie goed blijft? Wil je minder stress wanneer je zakelijke e-mails in het Duits schrijft? Moet je meer tijd voor andere zaken overhouden? Neem dan contact met me op om te bespreken hoe jij betere Duitstalige e-mails kunt leren schrijven.
Ich freue mich auf Ihren/deinen Anruf, oder auf Ihre/deine E-Mail.
Wil je ook beter worden in zakelijk Duits?
Wil je liever een training volgen om dit soort fouten niet meer te hoeven maken als je met Duitsers communiceert in een telefoongesprek, een verkoopgesprek, via een presentatie of per e-mail? Kijk dan ook eens bij mijn trainingsaanbod. Ik bied altijd maatwerk, zodat je zeker weet dat je leert wat jij nodig hebt in jouw specifieke situatie.
Of neem meteen contact met me op.
